La procura alle liti nell’era del Processo Civile Telematico

La procura alle liti, disciplinata dall’art. 83 del Codice di Procedura Civile, ha subito una graduale trasformazione dovuta all’introduzione delle tecnologie informatiche in ambito giuridico, con particolare riguardo alla firma digitale e al deposito telematico degli atti (PCT).

Alla procura cartacea, con firma autografa dell’avvocato e della parte conferente l’incarico, si è affiancata nel tempo una “procura digitale“, ossia un documento informatico sottoscritto “digitalmente”.

Come è facile intuire, l’introduzione della “procura digitale” apre diversi possibili scenari che allo stato attuale non sono delineati in maniera organica dalla normativa esistente.

Non esiste ancora un testo unico sul PCT e l’art. 83 lascia dei “vuoti” che non sono stati ancora colmati dal legislatore, come ad esempio il caso della procura firmata digitalmente dal cliente a distanza, argomento che sarà oggetto di ulteriore approfondimento. 

Vediamo i possibili scenari che si possono presentare quando si predispone una procura alle liti da depositare telematicamente, su documento separato. 

1) Deposito telematico di procura cartacea

E’ necessario predisporre la procura cartacea quando il cliente non può apporre la firma digitale (non ha il dispositivo oppure non lo ha portato con sé).

Questi i passi da seguire:

1.1) creare la procura alle liti con un editor di testi oppure con il nostro redattore online e stampare il documento.

1.2) farlo firmare al cliente e certificare l’autenticità con firma autografa.

1.3) creare una copia informatica del documento cartaceo effettuando una scansione con salvataggio in formato PDF.

1.4) firmare digitalmente il documento ottenuto (in CADES con estensione .p7m o in PADES direttamente nel PDF). 

 2) Deposito telematico di procura digitale

E’ il caso di una procura alle liti che non ha necessità di essere stampata per la firma in quanto tutti i soggetti coinvolti (avvocato e cliente) sono dotati di firma digitale.

I passi da seguire in questo caso sono del tutto simili, cambia solo la modalità di firma.

2.1) creare la procura alle liti con un editor di testi oppure con il nostro redattore online.

2.2) salvare la procura in formato PDF (si tratta quindi del c.d. “pdf nativo”, ossia un file PDF non originato da scansione di un documento analogico ma prodotto con un elaboratore di testi).

2.3) far firmare al cliente la procura PDF con il suo dispositivo di firma digitale.

2.4) apporre sul documento firmato la propria firma digitale (in CADES o PADES) utilizzando la funzione di “controfirma” (*) che ha lo scopo ben preciso di sottoscrivere una firma digitale già presente nel documento (quella del cliente).

 (*): i nomi delle funzioni per la firma digitale possono variare in base al formato (CADES o PADES) ed al software utilizzato.

 Va detto qui che l’apposizione della firma digitale da parte del cliente presso lo studio dell’avvocato non sempre è possibile per vari motivi, tra cui ad esempio l’incompatibilità del dispositivo di firma con la dotazione hardware e software dell’avvocato.

In assenza di specifica normativa al riguardo riteniamo che in tali casi, qualora il cliente fosse dotato di proprio PC portatile, la firma potrebbe essere apposta dallo stesso sul proprio computer trasferendo il PDF nativo della procura attraverso una pen-drive e ritrasferendo sul computer dell’avvocato il documento firmato dal cliente.

E’ indubbio che la firma digitale del cliente troverebbe maggiore utilità qualora fosse apposta a distanza, ad esempio tramite uno scambio di PEC, ma anche in questo caso la normativa è lacunosa e l’argomento merita una trattazione separata. 

Firme multiple

In caso di più difensori le firme vanno apposte sequenzialmente.

Nel caso descritto al punto 1) il co-difensore aprirà il file già firmato ed aggiungerà la propria firma digitale (funzione aggiungi firma).

Nel caso descritto al punto 2), trattandosi di un’altra sottoscrizione della firma digitale apposta dal cliente, bisognerà utilizzare la funzione “aggiungi controfirma”.

Le firme possono essere apposte in qualunque ordine. 

Il deposito dell’atto con procura su documento separato

Gli scenari sopra descritti riguardano la procura redatta su documento separato.

Le modifiche apportate dalla L. 69/2009 al citato art. 83 c.p.c. equiparano la procura su documento informatico separato a quella cartacea congiunta materialmente all’atto quando ciò avvenga “mediante strumenti informatici individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia”.

Le semplici azioni di inserimento della procura nella busta telematica del PCT o nella notifica via PEC assieme all’atto di riferimento rientrano proprio in tali fattispecie e valgono quindi come “congiunzioni” a tutti gli effetti, anche se in questo caso si tratta di una congiunzioni “virtuali” e non materiali.

Nel caso di copia per immagine di una procura cartacea l’art. 83 stabilisce che: “Se la procura alle liti e’ stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.

In materia di notifica telematica inoltre l’art. 18 del DM 44/2011 stabilisce che “la procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando e’ rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto e’ notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti e’ rilasciata su foglio separato del quale e’ estratta copia informatica, anche per immagine”.

Precisiamo inoltre che la firma apposta al punto 1.4) e 2.4) è di per sé sufficiente per sottoscrivere la dichiarazione di autenticità senza altre attestazioni.

Sul punto l’art. 83 è molto chiaro nella parte in cui stabilisce che “Se la procura alle liti e’ stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.

Di conseguenza basta la firma digitale dell’avvocato e non serve alcuna attestazione di conformità pur trattandosi nel primo caso di copia informatica di un documento analogico. 

Il deposito dell’atto con procura a margine

Il citato art. 83 prevede ancora la possibilità di inserire la procura in calce o a margine dell’atto.

E’ bene precisare che allo stato attuale non è prevista la possibilità di indicare nel deposito telematico la presenza di una procura inserita con tale modalità.

I redattori infatti richiedono espressamente la procura come allegato a sé stante da identificare tramite un apposito tipo di documento.

Ne consegue che la procura alle liti deve essere collocata in un documento informatico separato, che, per quanto visto sopra, equivale a tutti gli effetti all’apposizione in calce.

Come creare la procura da quella a margine

Se per i vostri atti utilizzate un fac-simile di procura a margine o in calce già firmato dal cliente e volete creare la procura per il deposito telematico, in assenza di precisa normativa al riguardo, si ritiene possibile adottare le seguenti modalità:

• Scansionare solo la pagina dell’atto cartaceo che contiene la procura già firmata in tutte le sue parti, compresa l’attestazione di autentica da parte dell’avvocato, e crearne la copia per immagine in formato PDF.

• Aprire l’atto già scansionato ed estrarre la pagina che contiene la procura.

Per estrarre una o più pagine da un documento PDF vi sono diverse possibilità e ne riportiamo due:

• Se avete il browser Chrome basta trascinare l’atto scansionato nella finestra del browser e stampare il documento avendo cura di scegliere come destinazione della stampa “Salva come PDF” e selezionare solo il numero di pagina che contiene la procura.

• utilizzare una cosiddetta “stampante PDF” che permette di stampare un qualsiasi documento in formato PDF, specificando anche le pagine desiderate (vi sono diversi software opensource).

Il documento ottenuto con una delle due modalità sopra descritte dovrà essere firmato digitalmente dall’avvocato. 

Esistono diversi fac-simile di procura alle liti.

Proponiamo quello utilizzato dalla nostra applicazione per la redazione automatizzata della procura che, partendo dal testo del modello, riempie automaticamente i campi con i dati inseriti dall’utente adattando il testo alla pluralità ed al genere dei soggetti coinvolti (maschile, femminile, singolare plurale, forma personale o impersonale).

Il sottoscritto/a ___________________ , in atti generalizzato/a, delega a rappresentarlo/a e difenderlo/a in ogni fase e grado del procedimento _______________________________ l’Avv. ___________________ (CF: ________________), con studio in _______________________________, anche in esecuzione ed in opposizione, con facoltà di transigere, conciliare, incassare, farsi sostituire, rinunciare agli atti ed accettarne la rinuncia, chiamare in causa terzi e deferire giuramento, nominare, revocare, e sostituire a sé altri procuratori.

Dichiara di essere stato/a informato/a ai sensi dell’art. 4, 3° comma, del d.lgs. n.28/2010 della possibilità di ricorrere al procedimento di mediazione ivi previsto e dei benefici fiscali di cui agli art. 17 e 20 del medesimo decreto, nonché, ai sensi dell’art. 2, comma 7, D.L.n.132/2014, della possibilità di ricorrere alla convenzione di negoziazione assistita da un avvocato disciplinata dagli artt. da 2 a 1 del citato decreto-legge.

Reso/a edotto/a e, chiaramente informato/a dei suoi diritti ex D.Lgs196/03 e che il trattamento dei dati avverrà solo ed esclusivamente in esecuzione al mandato di cui sopra, presta completo e informato consenso, coerentemente con le previsioni del combinato disposto degli art. 13-23-L.D.Lgs 196/03, all’utilizzo ed al trattamento dei suoi dati personali.

Presta altresì assenso alla permanenza negli archivi cartacei e/o informatici dello studio legale, degli atti contenenti dati personali, anche per un periodo di tempo superiore a quello strettamente necessario all’espletamento del mandato oggi conferito, assumendo fin d’ora per rato e valido il suo operato.

Elegge domicilio presso l’Avv. __________________________, con studio in ______________________.

luogo__________, lì __/__/____

_____________________

firma cliente

E’ firma autentica apposta in mia presenza

Avv. _______________________

firma avvocato

Risorse correlate:

Redattore online della procura alle liti

Relata di notifica via PEC.

Riportiamo per comodità di lettura il testo aggiornato dell’art. 83 c.p.c

L’art. 83 c.p.c

“Quando la parte sta in giudizio col ministero di un difensore, questi deve essere munito di procura. La procura alle liti può essere generale o speciale, e deve essere conferita con atto pubblico o scrittura privata autenticata.

La procura speciale può essere anche apposta in calce o a margine della citazione, del ricorso, del controricorso, della comparsa di risposta o d’intervento, del precetto o della domanda d’intervento nell’esecuzione, ovvero della memoria di nomina del nuovo difensore, in aggiunta o in sostituzione del difensore originariamente designato. In tali casi l’autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore.

La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia pero’ congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia.

Se la procura alle liti e’ stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica.

La procura speciale si presume conferita soltanto per un determinato grado del processo, quando nell’atto non e’ espressa volontà diversa.”