Relata di Notifica via PEC: la nuova applicazione online

Caratteristiche dell’applicazione

Il filo conduttore che ha guidato l’analisi e la realizzazione di questa nuova applicazione web ruota intorno alla necessità di automatizzare e semplificare, per quanto possibile, certi adempimenti nell’ambito del processo civile telematico.

Queste in sintesi le principali caratteristiche:

• limitare il più possibile l’inserimento manuale dei dati richiedendo all’utente le sole informazioni essenziali e lasciando al software il compito di inserire le formule di rito, le locuzioni, i riferimenti normativi ecc. e di preoccuparsi della formattazione del documento finale (uno o più file con o senza conformità, uno o più destinatari ecc.).

• ridurre la possibilità di errori nell’inserimento delle informazioni attraverso una serie di controlli sui dati inseriti e l’acquisizione dei nomi degli allegati direttamente dal computer.

• facilitare l’invio della PEC attraverso una semplice integrazione con il proprio client di posta predefinito (ove disponibile).

• agevolare l’utente nell’inserimento e nella modifica dei dati attraverso un’interfaccia il più possibile user-friendly e di facile utilizzo anche dai dispositivi mobili.

La maschera per l’inserimento dei dati

A differenza dell’attestazione di conformità, l’ applicazione “relata di notifica” richiede una quantità di informazioni di gran lunga superiore e per questo abbiamo strutturato la maschera per il data-entry in apposite sezioni.

Ogni sezione può essere aperta o chiusa separatamente dalle altre con il bottone [+] e, nella barra del titolo in alto, lo stesso bottone agisce su tutte le sezioni contemporaneamente.

Le sezioni “richiudibili” possono risultare utili soprattutto in presenza di molti elementi da inserire.

Vediamo più nel dettaglio le varie sezioni:

Avvocato notificante

Contiene i dati dell’Avvocato che effettua la notifica.

Gli utenti registrati che hanno completato la loro scheda professionale non devono compilare questa sezione perché i dati sono presi automaticamente dall’area riservata.

Il titolo “Avv.” viene aggiunto automaticamente al nome, con la possibilità di specificarne uno diverso, come ad esempio la forma estesa “Avvocato”.

Il nominativo dell’avvocato si può scrivere anche tutto minuscolo perché le lettere maiuscole sono inserite automaticamente dal software al momento della creazione delle relata.

Per completezza abbiamo aggiunto anche l’Ordine professionale di appartenenza, anche se non richiesto espressamente dalla normativa. 

Intestazione e piè di pagina

Permette di creare la relata di notifica con la propria carta intestata personalizzata definita nell’area riservata e di inserire le informazioni standard da aggiungere in calce, ossia il luogo e la data che per default è quella corrente.

Anche in questo caso, per gli utenti registrati, il luogo è quello dell’ubicazione dello studio e non è necessario inserirlo ogni volta. 

Parti assistite

E’ la sezione dove si inseriscono le parti assistite in nome e per conto delle quali si effettua la notifica.

Per aggiungere una nuova parte basta cliccare su “Nuova parte assistita” in basso a destra, mentre per rimuovere o per spostare un elemento sono disponibili i bottoni di servizio che compaiono in alto passando il mouse sopra il riquadro interno.

Una parte assistita può essere una persona fisica o giuridica.

Per le persone fisiche è richiesto il codice fiscale sul quale si effettua un controllo di correttezza formale, mentre per le società va inserita la partita IVA; l’applicazione si preoccuperà di inserire nel documento la dicitura corretta (“CF” oppure “P.IVA”).

Per le persone giuridiche viene inoltre inserita automaticamente nel documento la formula di rito (“in persona del legale rappresentante pro tempore”) ed è possibile indicare anche il nominativo del legale rappresentante.

Anche qui i nominativi possono essere scritti tutti con lettere minuscole.

Suggerimento

Nella nuova versione è possibile inserire delle informazioni aggiuntive dopo il nominativo.

Questo vale non solo per le parti assistite ma ovunque sia richiesto un nominativo (destinatario, legale rappresentante ecc.)
I dati aggiuntivi vanno separati dal nominativo con una virgola o un trattino.

La virgola serve all’applicazione per indicare dove termina la parte di testo che contiene il nominativo per poterlo visualizzare in grassetto e mettere le iniziali maiuscole (qualora non lo fossero già).

Inserendo ad esempio i seguenti dati:
    rossi giulio, v.le Risorgimento, 134
il testo diventerà:
    Rossi Giulio, v.le Risorgimento, 134

Procedimento giudiziario

Questa sezione va compilata solo se la notifica si riferisce ad un procedimento già iniziato.

Mettendo la spunta sul checkbox diventano visibili i campi per inserire numero e anno di ruolo oltre all’ufficio giudiziario, che deve contenere anche la sezione, come richiesto dal comma 6 dell’art. 3-bis.

L’applicazione inserirà automaticamente nel documento la formula con cui l’Avvocato dichiara che la notifica è relativa al procedimento giudiziario specificato. 

Documenti allegati

E’ la sezione in cui si inseriscono le informazioni sui documenti da notificare.

Anche se il nome del file è obbligatorio solamente nel caso in cui sia richiesta la conformità, abbiamo semplificato e uniformato la modalità di creazione dell’elenco dei documenti.

Trattandosi sempre e comunque di file informatici che devono essere allegati alla PEC è ragionevole supporre che si trovino sul proprio computer.

Si parte quindi sempre dai file, che possono essere selezionati direttamente dalla cartella in cui si trovano oppure trascinati nell’area tratteggiata (anche tutti assieme), per completare in un secondo momento le informazioni richieste.

Non sarà quindi necessario digitare di volta in volta il nome dei file ma l’applicazione lo ricava automaticamente dal nome del file presente sul computer.

Anche qui è possibile aggiungere file (cliccando nuovamente sulla selezione o effettuando un nuovo trascinamento) oppure rimuoverli dall’elenco o spostarli a piacere.

Una volta “caricati”, i file possono anche essere spostati in altre cartelle ma è comunque necessario non cambiare il loro nome quando si allegano alla PEC perché altrimenti verrebbe meno uno degli elementi identificativi fondamentali per l’attestazione di conformità.

La descrizione va inserita in ogni documento e, per una migliore fluidità del testo generato, è preferibile farla precedere dall’articolo determinativo (es: “il decreto ingiuntivo”…, “la sentenza emessa … ecc.).

Inoltre, ai fini della dichiarazione di conformità, va indicata la natura del documento stesso, scegliendo da un menu di valori predefiniti.

Esempi:

1) per la procura alle liti firmata a penna dalle parti ed acquisita successivamente come PDF va indicato il tipo “Scansione di documento cartaceo originale”.

2) per un atto scritto dall’Avvocato e firmato digitalmente (in PADES o in CADES) va indicato il tipo “Documento creato in proprio (PDF)”.

3) per un atto estratto dal fascicolo telematico come “copia informatica” va indicato il tipo “Copia informatica estratta dal fascicolo telematico”.

4) per un atto estratto sempre dal fascicolo telematico come “duplicato informatico” va indicato il tipo “Duplicato informatico estratto dal fascicolo telematico”. In questo caso l’applicazione non apporrà la dichiarazione di conformità, richiesta ad es. per le copie informatiche, ma riporterà nella relata la dicitura che si tratta di un “duplicato informatico”.

Per le differenze tra copie e duplicati informatici leggi qui.

NOTA: per i documenti firmati digitalmente in formato CADES (estensione .p7m) è importante che la firma digitale sia apposta prima di creare la relata in quanto il DM 28/2015 richiede di indicare il nome esatto del file, che pertanto dovrà essere comprensivo dell’estensione “.p7m”.

Per la firma in formato PADES invece l’estensione non cambia (rimane “.pdf”) per cui la firma può essere apposta anche dopo aver creato la relata di notifica. 

Modalità attestazione conformità

Come detto, l’attestazione di conformità viene inserita automaticamente dal software con tutti i riferimenti normativi necessari e limitatamente ai soli documenti che la richiedono per legge.

In rete si trovano diversi modelli per l’attestazione di conformità e, in assenza di una specifica normativa al riguardo o di modelli ministeriali ufficiali, abbiamo ipotizzato due possibili modalità:

1. Attestazione inserita nell’elenco degli allegati (ovviamente per quelli da dichiarare conformi).

2. Attestazione inserita in calce, in una sezione separata della relata. 

Destinatari

E’ la sezione in cui vanno indicati i destinatari della notifica.

Le funzionalità utente (aggiunta di un destinatario, cancellazione e spostamento) sono identiche a quelle della sezione “Parti assistite”.

Anche se l’art. 3-bis comma 5 non richiede di inserire il codice fiscale o la partita IVA del destinatario, abbiamo predisposto il campo per chi è in possesso di tale informazione e la vuole inserire nella relata.

E’ possibile anche indicare se il destinatario ha eletto domicilio presso il legale che lo rappresenta, con la possibilità di specificare il nominativo dell’avvocato.

Sono invece obbligatori nella relata l’indirizzo PEC del destinatario e l’indicazione della sua origine, che può essere facilmente selezionata da un menu predefinito.

Per quanto riguarda i nominativi restano valide le caratteristiche illustrate in precedenza, vale a dire la possibilità di inserire tutto con lettere minuscole e tralasciare l’indicazione del titolo professionale per l’avvocato domiciliatario.

Modifica dei dati

E’ sempre possibile modificare i dati inseriti, aggiungere o togliere parti assistite, file e destinatari anche dopo aver creato la relata di notifica.

I dati inseriti restano disponibili nella stessa sessione di lavoro anche se si cambia pagina (la sessione ha un tempo massimo di inattività di 90 minuti).

Salvataggio in PDF

Come per le altre applicazioni è disponibile il bottone per il salvataggio della relata in formato PDF.

Nulla vieta di utilizzare un proprio software di “stampa in formato PDF” oppure quello del browser ove disponibile (es: Chrome); in questo caso è preferibile passare in modalità “Anteprima” con l’apposito bottone e solo dopo fare la stampa in PDF.

Istruzioni per l’invio

Nella pagina con la relata di notifica l’applicazione riporta una serie di step da seguire per perfezionare l’invio secondo la normativa vigente.

Viene fornita l’indicazione su come salvare il documento in PDF e sul fatto che la relata, prima di essere allegata alla PEC, vada firmata digitalmente.

Si riportano inoltre l’oggetto della email, le PEC dei destinatari ed un testo di accompagnamento minimale che eventualmente può essere sostituito dal mittente con un proprio modello.

Per finire si elencano i documenti da allegare alla PEC e si riporta il numero di ricevute di ritorno da conservare.

NOTA:

la PEC del mittente non è richiesta dall’applicazione in quanto, per la normativa vigente, non è un elemento da indicare nella relata. Al momento dell’invio della PEC sarà cura dell’utente selezionare tra i suoi account di posta elettronica quello corrispondente alla PEC comunicata all’Ordine di appartenenza.

Integrazione con il client di Posta

Nella pagina della relata abbiamo predisposto un bottone per l’integrazione con il proprio client di posta elettronica, ove naturalmente è consentito dalla configurazione del browser e/o del sistema operativo del proprio computer (non è possibile farlo per il Web Mail).

Al momento dell’invio, oltre a controllare che gli indirizzi del mittente e dei destintari siano corretti, l’utente deve allegare materialmente i documenti alla PEC assieme alla relata firmata digitalmente.

Ricevute di accettazione e consegna

Come indicato dalla normativa “La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’articolo 6, comma 1, del DPR 11/02/2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 6, comma 2 (del citato DPR n.d.r).”

E’ importante quindi, per ogni destinatario della notifica, conservare le ricevute di accettazione e consegna che possono anche essere salvate su file per un utilizzo successivo (ad esempio come allegati alla busta telematica del PCT).

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