Si avvicina la fine dell’anno di gestione, come controllare l’operato dell’amministratore senza passare dalla parte del torto

Il 31 dicembre prossimo si chiuderanno le gestioni annuali condominiali. Attenzione, non è obbligatorio che la gestione segua l’anno civile, ossia che ogni gestione condominiale abbia come data iniziale il giorno 1° gennaio e finale il 31 dicembre.

Tale principio è stato in più occasioni affermato dalla Corte di Cassazione, secondo la quale “L’anno, cui fa riferimento l’art. 63 disp. att. c.c., comma 2 deve, peraltro, essere di sicuro inteso con riferimento al periodo annuale costituito dall’esercizio della gestione condominiale, non necessariamente, perciò, coincidente con l’anno solare.

La conclusione raggiunta è coerente col principio, elaborato da questa Corte, della cosiddetta “dimensione annuale della gestione condominiale” (Cass. Sez. 2, Sentenza n. 7706 del 21/08/1996; ma anche Cass. Sez. 6 – 2, Sentenza n. 21650 del 20/09/2013), annuali essendo la durata dell’incarico dell’amministratore (art. 1129 c.c.), il preventivo delle spese ed il rendiconto (art. 1135 c.c., comma 1, nn. 2 e 3), e trova conferma in via interpretativa anche dall’art. 1129 c.c., comma 9 introdotto dalla L. n. 220 del 2012, ove si fa espresso riferimento alla “chiusura dell’esercizio” (Cass. 22 marzo 2017 n. 7395).”

Cionondimeno la maggior parte delle gestioni seguono l’annualità convenzionale dettata dal calendario. Sovente nei condòmini i singoli, ovvero il consiglio dei condòmini per espressa disposizione regolamentare, esercitano un controllo sulla gestione prodromico alla discussione del rendiconto in assemblea ed alla conferma dell’amministratore.

Poiché nella maggior parte dei casi l’amministratore è un professionista che gestisce una serie di condomini è utile attivarsi per tempo al fine di esercitare il diritto di controllo e verifica senza recare intralcio all’attività del mandatario. È utile comprendere come fare per esercitare efficacemente il controllo.

L’accesso ai documenti è un diritto

I documenti condominiali sono di proprietà dei condòmini e per ovvie ragioni di gestione sono tenuti in custodia dall’amministratore.

L’accesso ai documenti condominiali è un diritto: fino all’entrata in vigore della legge n. 220 del 2012 si trattava di un diritto riconosciuto dalla giurisprudenza. Con la modifica delle norme condominiali, il diritto di accesso ai documenti è espressamente riconosciuto dalla legge (artt. 1129-1130-bis c.c.).

Avere diritto di prendere visione dei documenti condominiali non vuol dire poter compulsare l’amministratore. L’esercizio di un diritto non può mai trasformarsi in un abuso del medesimo, si violerebbero i principi di buona fede e correttezza diretta esplicazione del principio di solidarietà nei rapporti giuridici desumibile dall’art. 2 Cost. Riguardo all’abuso del diritto, istituto non previsto in termini generali, ma comunque riconosciuto quale principio generale dell’ordinamento, è utile rammentare che esso si verifica quando:

1. la parte cui lo si contesta è titolare di un diritto;
2. quel diritto può essere esercitato in più modalità;
3. l’esercizio è formalmente rispettoso delle regole;
4. l’esercizio è sostanzialmente scorretto in quanto finalizzato a danneggiare la controparte.

In tal senso costituisce abuso del diritto chiedere in continuazione documenti all’amministratore ovvero chiederli continuamente concedendo stretti termini per la consegna in assenza di reali cause d’urgenza.

Richiesta dei documenti, come fare?

Inquadrato il diritto ed indicate le modalità di esercizio da evitare per non incorrere in abusi, è allora necessario comprendere in che modo esercitarlo.

Il primo aspetto è la chiarezza dello scopo: chiedere documenti giusto per chiederli non ha senso. Se si vuole controllare l’operato dell’amministratore si deve aver chiaro quale aspetto della gestione non convince.

Chiedere tanti documenti non ha senso, è dispendioso non solo in termini economici e rischia di non portare a nulla.

Così, ad esempio, se si vuole capire come è stata gestita una determinata questione, si chiedano solamente i documenti inerenti alla stessa.

I condomini possono sempre acquisire i documenti condominiali?

Richiesta dei documenti, quali richiedere per il controllo annuale

Un primo controllo non può prescindere dall’esame del registro di contabilità da confrontarsi con l’estratto del conto corrente condominiale per l’anno di gestione.

Seppur la gestione condominiale sia annuale, il principio della continuità della gestione impone di considerare ogni anno quale una prosecuzione del precedente, in special modo per rapporti che si svolgono a cavallo di più anni (si pensi alle controversie, agli appalti, ecc.). È bene, quindi, operare ogni verifica partendo quanto meno dall’ultimo rendiconto approvato.

All’esito di questo controllo si può valutare se può essere utile domandare anche la documentazione giustificativa, ad esempio le fatture dei fornitori, i versamenti delle ritenute di acconto, la certificazione unica dei compensi versati nell’anno precedente, ovvero le copie delle matrici delle ricevute dei versamenti eseguiti dai condòmini.

Per chi esegue i controlli è consigliabile far partire le richieste non più tardi della metà di dicembre, chiedendo all’amministratore di avere copia dei citati documenti dopo la fine dell’anno di gestione ed entro i primi giorni di febbraio (ciò perché le operazioni sul registro di contabilità devono essere registrate entro un mese dalla loro effettuazione, quindi per quelle eseguite a fine dicembre, la registrazione va eseguita entro il 31 gennaio).

Di questi ed altri aspetti del controllo dell’operato dell’amministratore ad esempio sulla sorte delle spese pluriennali, della verifica della gestione delle controversie, dell’opportunità di fare eseguire una revisione contabile potete trovare esaustiva trattazione nel nostro ebook specificamente dedicato, che trovate a questo link: